همیار منابع انسانی

در محیط کار و شرکت‌ها، اصول مختلفی بر رفتار ما حاکم است. مانند اصول مذهبی، اخلاقی، قانونی، و عرف و سنت. اما گاهی رفتارهای ما در شرکت و سازمانمان، در چارچوب این اصول نمی‌گنجند. یعنی آداب و تشریفات خاصی در محیط کار وجود دارد که رفتار ما را تحت تأثیر قرار می‌دهند. به این اصول که لزوماً در اصول مذهبی، اخلاقی، قانونی، و عرف و سنت نمی‌توان آن‌ها را خلاصه کرد، «اتیکِت» گفته می‌شود. واژه اتیکت (Etiquette)، ریشه فرانسوی دارد و از ریشه تیکت به معنای بلیط گرفته شد و به معنای داشتن مجوز به ورود فضایِ مشخص است.

بنابراین، اتیکت در محیط کسب و کار، تشریفاتی است که ما در ارتباط با دیگران رعایت می‌کنیم تا دیگران را تحت فشار قرار ندهیم و به حریم شخصی آن‌ها احترام بگذاریم. یعنی، اتیکت، نوعی از ادب است، ادب مدرن. ادبی با دایره مفهومی بسیار گسترده. براساس اصول اتیکت ما یاد می‌گیریم فرد خوبی برای دیگران باشیم و منجر به آزار و فشار بر آن‌ها نباشیم.

اتیکت‌ها در فضاهای مختلفی مطرح هستند. برای مثال در فضاهای عمومی، اتیکِتِ هدیه دادن و هدیه گرفتن، اتیکِتِ جلسه‌های کار، اتیکت یا آداب معاشرت معارفه دیگران و … . در این نوشته می‌خواهیم به برخی از آداب معاشرت یا اتیکت‌های برگزاری جلسه‌های کاری در قالب برخی توصیه‌های مهم بپردازیم:

• به عنوان برنامه‌ریز جلسه:
• هدف از برگزاری جلسه را مشخص کنید.
• اگر از طرف کسی مأمور به برگزاری جلسه شده‌اید، از او هدف جلسه را بپرید.
• برنامه‌ریزی جلسه و زمان‌بندی آن را انجام دهید. برنامه جلسه را کپی کنید و در اختیار همه قرار دهید.
• از شرکت‌کنندگان بخواهید تا برنامه جلسه را پیش از جلسه بخوانند.
• مشخص کنید چه کسانی درباره چه چیزی حرف خواهند زد.
• زمان شروع و اتمام دقیق جلسه را مشخص کنید.
• برنامه جلسه را کامل، و به صورت یکجا به همه اعضای جلسه ارسال کنید.
• زمان جلسه باید هماهنگ با افراد مهم جلسه باشد اما امکان تطبیق زمانی دیگران را فرآهم کند.
• جلسه را سرِ وقت آغاز کنید. حتی کمی زودتر شروع کنید.
• هرگز تأخیر نکنید. همه گرفتارند و برنامه دارند. اگر تأخیرتان روال شود، به خود شما آسیب می‌زند.
• حتی رئیس یا شخصیت مهم جلسه هم نباید بیش از ده دقیقه دیر کند.
• رئیس جلسه نباید اجازه دهد یک نفر موضوعی را چندبار تکرار کند.
• در جلسه بپرسید آیا موضوعی باقی مانده است.
• بدرقه را فراموش نکنید. حتی اگر مقام بالاتری از مهمان دارید و یا با اعضای جلسه مخالفت کرده‌اید.
• یادداشت‌برداری را فراموش نکنید.

• وظیفه به عنوان شرکت‌کننده در جلسه:
• نخست، تابع برنامه جلسه باشید.
• هرگز صحبت سخنران را قطع نکنید. بلند آه نکشید و …
• تا آخر جلسه صبور باشید. جلسه را نیمه‌کاره رها نکنید. در شرایط استثنایی با آگاه کردن رئیس جلسه، مشکلتان را توضیح دهید، و با عذرخواهی و بی‌سر و صدا جلسه را ترک کنید.
• اگر مجبورید زودتر جلسه را ترک کنید، پیش از جلسه اداره‌کننده را در جریان بگذراید تا او بقیه اعضا را در جریان قرار دهد.
• اگر دیر به جلسه رسیدید، از بغل‌دستی درباره موارد مطرح شده در جلسه سؤال نکنید. این کار را در اتمام جلسه انجام دهید.
• در جای مناسب بنشیدنید.
• سرِ جای میزبان یا فرد مهم جلسه ننشینید.
• اگر میزبان معاون دارد، معمولاً سمت راست او جای آن است.
• اگر شک دارید در جای مناسب نشسته‌اید یا نه، بهتر است بپرسید.
• منعطف و سازگار باشید.
• اگر مسئول جلسه هستید، با اشارات مؤدبانه، افراد را به جای خود هدایت کنید.

رعایت نکات ساده اما بسیار مهم فوق سبب می‌شود که جلسه‌های کاریِ اثربخشی تشکیل دهیم و با رعایت این اصول و آداب معاشرت در جلسه‌ها دیگران را بدون تحت فشار قرار دادن، با تجربه خوبی همراه کنیم.

مأخذ: سوفاکس. (۱۳۹۳). ترجمه آزیتا زمانی. آداب معاشرت در محیط کار به زبان آدمیزاد. تهران: هیرمند.