چرا باید کارها را ساده کنیم

پیچیدگی کاری نوآوری، بهره وری و تعلق کاری را خفه می کند. همانطور که سازمان ها رشد می کنند به همراه آن ساختارها، روابط گزارشدهی و گزارش گیری، کانال های ارتباطی، فرایندها و دستورالعمل ها، گسترش می یابند و در نتیجه افراد زیادی در این بروکراسی ها گُم می شوند.

با این ساختار کاری، تلاش برای دیدن از درون فضای مه الود سازمان و ارزش افزوده ایجاد کردن، سخت است و رسیدن به حداکثر عملکرد دشوار. زمان آن رسیده است که پیچیدگی ها را کم کنیم و روش های کاری را ساده و سرراست. اما ساده سازی آسان نیست. در واقع پیچیده کردن کار خیلی راحت تر است مثل اضافه کردن آیین نامه ها و ساختار جدید تا قطع کردن برخی شاخ و برگ های یک فعالیت اصلی بدون اینکه خروجی دادن را دچار مشکل کند.

 

پیچیدگی سازمانی نوعا از پتج حوزه کسب و کار ناشی می شود: استراتژی، ساختار، فرایند، سیستم ها و فرهنگ.

  1. استراتژی با هل دادن سازمان به سمت واحدهای کاری، جغرافیای بزرگ و عملیات های کوچک ولی زیاد، می تواند منجر به پیچیدگی شود. اگر استراتژی و ماموریت سازمان شفاف نباشد، آنگاه افراد نمی توانند کارهای خود را اولویت بندی کنند و انرژی خود را روی کارهای اثربخش تر بگذارند.
  2. ساختار این روزها پیچیدگی زیادی به سازمان ها تحمیل می کند. افراد در بین واحدها و پروژه ها در مناطق جغرافیایی متنوع گیج می شوند. کانال های ارتباطی شفاف نیستند. روابط گزارش دهی چندگانه ای وجود دارد و فضای پاسخگویی مبهم شده است. این امر موجب محافظه کاری و جمع شدن اطلاعات مهم در قسمت کوچکی از سازمان می شود.
  3. سازمان های امروزی فناوری اطلاعات پیچیده ای را در فرایندهای کاری نهادینه کردند و هر روز سیستم های جدید به سیستم های قبلی اضافه می شود و افراد مجبور هستند برای انجام کارهایشان از بین هزارتوی سیستم ها عبور کنند تا کارشان را انجام دهند.
  4. همچنین ما خیلی فرایند محور شده ایم. همه چیز در یک کسب و کار می بایست در فرایند مشخص، با مسئولیت مشخص و قوانین شفاف تعریف شود. در نتیجه افراد برای انجام کارها باید فهم کاملی از مقررات داشته باشند و تغییرات فرایندهای از پیش تعریف شده را دنبال کنند که فکر کردن و قضاوت را از آنها سلب می کند.
  5. آخرین مورد فرهنگ است. عادت های کاری جدید، پیچیدگی را تقویت می کند. این مفاهیم برایتان آشنا نیستند: همه را درگیر کن، کارها را ایده آل و با توجه به جزئیات انجام بدهید و ذهنبت اینکه همه را در جریان بگذار تا به مشکل نخوری (مخصوصا در cc ایمیل ها مشهود هست).

 

چگونه می توانیم کارها را ساده کنیم؟ هر سازمانی باید خود ارزیابی از فعالیت های خود داشته باشد که کجاها می تواند بیشترین بهبود عملکرد را ایجاد کند. این کار می تواند با سوال کردن و نقد کردن آگاهانه موارد بالا حاصل شود. یعنی فرایندها را در جلسات طوفان فکری به چالش بکشیم و از شاخ و برگ های اضافی آنهایی که بودنشان ارزش افزوده کمتری از نبودنشان دارد، بزنید.

سازمان های امروزی فرصت بزرگی برای بهبود عملکرد خود از طریق از بین بردن پیچیدگی و ساده تر کردن کارها دارند. هر چند که برداشتن گام اول سخت است اما ارزش شروع کردن را دارد.

 

برگرفته از SHRM

   ارسال دیدگاه

ایمیل شما هرگز برای مقاصد تجاری یا تبلیغاتی بکار نمی رود. *

 


کاربرانی که به تازگی به ما پیوسته اند

jeffereyhutchesojeffereyhutcheso
Fermesk2Fermesk2
babaali20babaali20
StudentStudent
gayled986442gayled986442
0914997845409149978454
hkhk
gradymarden9gradymarden9
corrinefrankecorrinefranke
nydiacedillonydiacedillo