اتیکِت در جلسه‌های کاری

در محیط کار و شرکت‌ها، اصول مختلفی بر رفتار ما حاکم است. مانند اصول مذهبی، اخلاقی، قانونی، و عرف و سنت. اما گاهی رفتارهای ما در شرکت و سازمانمان، در چارچوب این اصول نمی‌گنجند. یعنی آداب و تشریفات خاصی در محیط کار وجود دارد که رفتار ما را تحت تأثیر قرار می‌دهند. به این اصول که لزوماً در اصول مذهبی، اخلاقی، قانونی، و عرف و سنت نمی‌توان آن‌ها را خلاصه کرد، «اتیکِت» گفته می‌شود. واژه اتیکت (Etiquette)، ریشه فرانسوی دارد و از ریشه تیکت به معنای بلیط گرفته شد و به معنای داشتن مجوز به ورود فضایِ مشخص است.

بنابراین، اتیکت در محیط کسب و کار، تشریفاتی است که ما در ارتباط با دیگران رعایت می‌کنیم تا دیگران را تحت فشار قرار ندهیم و به حریم شخصی آن‌ها احترام بگذاریم. یعنی، اتیکت، نوعی از ادب است، ادب مدرن. ادبی با دایره مفهومی بسیار گسترده. براساس اصول اتیکت ما یاد می‌گیریم فرد خوبی برای دیگران باشیم و منجر به آزار و فشار بر آن‌ها نباشیم.

اتیکت‌ها در فضاهای مختلفی مطرح هستند. برای مثال در فضاهای عمومی، اتیکِتِ هدیه دادن و هدیه گرفتن، اتیکِتِ جلسه‌های کار، اتیکت یا آداب معاشرت معارفه دیگران و … . در این نوشته می‌خواهیم به برخی از آداب معاشرت یا اتیکت‌های برگزاری جلسه‌های کاری در قالب برخی توصیه‌های مهم بپردازیم:

تتت

  • به عنوان برنامه‌ریز جلسه:
  • هدف از برگزاری جلسه را مشخص کنید.
  • اگر از طرف کسی مأمور به برگزاری جلسه شده‌اید، از او هدف جلسه را بپرید.
  • برنامه‌ریزی جلسه و زمان‌بندی آن را انجام دهید. برنامه جلسه را کپی کنید و در اختیار همه قرار دهید.
  • از شرکت‌کنندگان بخواهید تا برنامه جلسه را پیش از جلسه بخوانند.
  • مشخص کنید چه کسانی درباره چه چیزی حرف خواهند زد.
  • زمان شروع و اتمام دقیق جلسه را مشخص کنید.
  • برنامه جلسه را کامل، و به صورت یکجا به همه اعضای جلسه ارسال کنید.
  • زمان جلسه باید هماهنگ با افراد مهم جلسه باشد اما امکان تطبیق زمانی دیگران را فرآهم کند.
  • جلسه را سرِ وقت آغاز کنید. حتی کمی زودتر شروع کنید.
  • هرگز تأخیر نکنید. همه گرفتارند و برنامه دارند. اگر تأخیرتان روال شود، به خود شما آسیب می‌زند.
  • حتی رئیس یا شخصیت مهم جلسه هم نباید بیش از ده دقیقه دیر کند.
  • رئیس جلسه نباید اجازه دهد یک نفر موضوعی را چندبار تکرار کند.
  • در جلسه بپرسید آیا موضوعی باقی مانده است.
  • بدرقه را فراموش نکنید. حتی اگر مقام بالاتری از مهمان دارید و یا با اعضای جلسه مخالفت کرده‌اید.
  • یادداشت‌برداری را فراموش نکنید.
  • وظیفه به عنوان شرکت‌کننده در جلسه:
  • نخست، تابع برنامه جلسه باشید.
  • هرگز صحبت سخنران را قطع نکنید. بلند آه نکشید و …
  • تا آخر جلسه صبور باشید. جلسه را نیمه‌کاره رها نکنید. در شرایط استثنایی با آگاه کردن رئیس جلسه، مشکلتان را توضیح دهید، و با عذرخواهی و بی‌سر و صدا جلسه را ترک کنید.
  • اگر مجبورید زودتر جلسه را ترک کنید، پیش از جلسه اداره‌کننده را در جریان بگذراید تا او بقیه اعضا را در جریان قرار دهد.
  • اگر دیر به جلسه رسیدید، از بغل‌دستی درباره موارد مطرح شده در جلسه سؤال نکنید. این کار را در اتمام جلسه انجام دهید.
  • در جای مناسب بنشیدنید.
  • سرِ جای میزبان یا فرد مهم جلسه ننشینید.
  • اگر میزبان معاون دارد، معمولاً سمت راست او جای آن است.
  • اگر شک دارید در جای مناسب نشسته‌اید یا نه، بهتر است بپرسید.
  • منعطف و سازگار باشید.
  • اگر مسئول جلسه هستید، با اشارات مؤدبانه، افراد را به جای خود هدایت کنید.

رعایت نکات ساده اما بسیار مهم فوق سبب می‌شود که جلسه‌های کاریِ اثربخشی تشکیل دهیم و با رعایت این اصول و آداب معاشرت در جلسه‌ها دیگران را بدون تحت فشار قرار دادن، با تجربه خوبی همراه کنیم.

مأخذ: سوفاکس. (۱۳۹۳). ترجمه آزیتا زمانی. آداب معاشرت در محیط کار به زبان آدمیزاد. تهران: هیرمند.

   یک دیدگاه

  1. امیر می‌گه:

    سلام
    سه پاراگراف اول مربوط به فایل صوتی ۲۱۰ دقیقه ای آقای محمدرضا شعبانعلی در سایت متمم هست، ای کاش این محصول را نیز معرفی می کردید.
    لطفا منابع را دقیق تر معرفی کنید
    موفق باشید

   ارسال دیدگاه

ایمیل شما هرگز برای مقاصد تجاری یا تبلیغاتی بکار نمی رود. *

 


کاربرانی که به تازگی به ما پیوسته اند

StephenjarStephenjar
JeremyacallJeremyacall
udywiryudywiry
sohasoha
mina sadat hashemi kasvaiemina sadat hashemi kasvaie
MashaVolkovaMashaVolkova
MotaMota
ndransndrans
Yeganeh_mehri@yahoo.comYeganeh_mehri@yahoo.com
diegoTexdiegoTex