تفویض اختیار: نترسید فقط ۷ نکته را رعایت کنید

تفویض اختیار انجام کار به دیگران می‌تواند منجر به افزایش چندین برابر بهره‌وری در سازمان شود، به شرط آنکه بدانید این کار را چگونه به شکل درست خود انجام دهید. تفویض اختیار دارای فرآیند مشخصی است و حداقل از شش مرحله مشخص برخوردار است. شما می‌تواند چرخه کاریِ فرآیند نظام تفویض اختیار را از اینجا دانلود کنید.

delegation

اما تفویض اختیار چیزی بیشتر از آن است که از کسی بخواهیم کاری را به جای شما انجام دهید. اگر می‌خواهید تفویض اختیار را به شکل اثربخش انجام دهید، نیاز است این کار با مشورت و توافق دوطرفه، بین کسی که می‌خواهد اختیارش را تفویض کند و اعضای تیمی که قرار است کارها به آن‌ها تفویض شود، صورت گیرد. این عمل باعث خواهد شد شما واکنش‌ها و نظرات اعضای تیم را داشته باشید و بنابراین بتوانید فضایی سرشار از اعتماد، حمایت و ارتباطات باز ایجاد کنید.

 

اگر می‌خواهید تفویض اختیار را به شکلی اثربخش‌تر اجرا کنید، نکات هفت‌گانهِ ذیل را در نظر بگیرید:

۱) دقیقاً توضیح دهید که از کارکنان چه چیزی می‌خواهید انجام دهند. مطمئن شوید که اعضای سازمان کاملاً نسبت به مسئولیت‌هایی که از آن‌ها انتظار دارید، توجیه شده‌اند. آن‌ها را تشویق کنید تا اگر نسبت به این امر نامطمئن هستند از شما سؤال کنند. برای آنکه به نظام تفویض اختیار رسمیت بخشید، باید با تهیه فرمی این توافق را به شکل رسمی انجام دهید. شما می‌توانید نمونه‌ای از این فرم را از اینجا دانلود کنید.

 

۲) نحوه ارزیابی عملکرد کارکنانی که به آن‌ها کاری را تفویض کرده‌اید، شرح دهید. برای هریک از اعضای تیم، اهداف مشخصی تعیین کنید و به آن‌ها توضیح دهید که چگونه نحوه انجام آن و نتیجه کار را ارزیابی خواهید کرد. مطمئن شوید که اهداف دارای ویژگی‌هایی مانند خاص بودن، قابل دسترس، مرتبط، و قابل اندازه‌گیری هستند. برای ترغیب اعضای تیم از قدرت شخصی و رهبری خود استفاده کنید و صرفاً به قدرت پست و مقام تکیه نکنید. مهم است که سرِ استانداردهای عملکرد برای انجام وظایف، به توافق برسید. نتایجی که از عملکرد کارکنان انتظار دارید و شکل آن را به کارکنان شرح دهید.  در تعیین وظیفه و نحوه ارزیابی عملکرد، کاملاً مشخص و دقیق باشید.

 

۳) اختیارات مورد نیاز برای انجام وظایف را به کارکنان اعطا کنید. وقتی وظیفه‌ای را به کسی تفویض می‌کنید، حتما باید اختیارات لازم برای اجرای آن وظیفه را نیز تفویض کنید. اگر اختیاراتِ کمتری نسبت به وظایف در اختیار کارکنان قرار دهید، شک نکنید که موانعی غیرقابل عبور در مسیر کارکنان ایجاد کرده‌اید. این اختیارات می‌تواند مواردی مثل بودجه کافی، اخنتیار تصمیم‌گیری و اجازه انجام برخی کارهای خاص باشد.

 

۴) مطمئن شوید که اعضای تیم دقیقا شرایط را درک کرده‌اند و با کاری که به آن‌ها محول شده است، موافق هستند. اگر این مرحله از فرآیند تفویض اختیار را نادیده بگیرید، ممکن است در ادامه راه متوجه شوید که کارکنان با کاری که به آن‌ها تفویض شده است یا با شرایط آن مخالف هستند و این به معنای شکست تفویض اختیار خواهد بود. پیش از شروع تفویض اختیار و در این مرحله باید به سؤال‌ها، ابهام‌ها و پیشنهادهای کارکنان گوش کنید و اقداماتی برای رفع آن‌ها در نظر بگیرید. به کارکنان اجازه دهید کار یا وظیفه را به شکلی که معتقدند منجر به اثربخشیِ بیشتر خواهد شد و دستیابی به اهداف را محقق خواهد کرد، انجام دهند. مشخص کردن نحوه انجام کار به شکل دقیق و مو به مو، تنها راهِ اثربخش تفویض اختیار نیست. یعنی، ایجاد محدودیت در خلاقیت و شهود کارکنان، می‌تواند منجر به کاهش اعتمادبه‌نفس آن‌ها شود.

 

۵) برای تشویق عملکردهای خوب، نظام پاداشی را طراحی کنید. پیش از اجرای تفویض اختیار به کارکنان درباره پیامدهای مثبت و منفی نتایج عملکرد توضیح دهید. مشخص کردن پاداش‌هایی که به نتایج عملکرد خوب تعلق خواهد گرفت، به انگیزش کارکنان کمک خواهد کرد. فراموش نکنید که توجه به پیامدهای منفی و نتایج عملکرد ضعیف به اندازه پاداش به نتایج خوب مهم است و منجر به ادراک انصاف در سازمان خواهد شد و کارکنان را نسب به نتایج کارشان پاسخگو خواهد کرد.

 

۶) کار کارکنان را چک کنید. وقتی کار کارکنان را چک می‌کنید، صرفا به مسائل و مشکلاتی که در انجام کار پیش می‌آید نپردازید، بلکه انگیزه کارکنان برای ادامه کار را تقویت کنید و نشان دهید که آن‌ها از حمایت شما حین انجام کار برخوردار هستند. برای آنکه دفعات این چک کردن‌ها را مشخص کنید، نیاز است که درباره میزان و سطح کنترل، با اعضای تیم توافق کنید. برای مثال اگر اعضای تیم کم‌تجربه هستند، کنترل‌های سخت‌تر و هنگامی که اعضای تیم باتجربه هستند، کنترل‌ها نرم‌تر از اثربخشی بیشتری برخوردار خواهد بود.

 

۷) مشکلات و مسائلی که پیش می‌آید را حل کنید. اگر اعضای تیم نتوانستند وظایف تفویض‌شده را به نحو شایسته انجام دهند، هرچه سریع‌تر باید نسبت به اصلاح کارها اقدام کنید. در این شرایط باید با کارکنان حرف بزنید و نگرانی‌هایتان را برایشان توضیح دهید. فکر نکنید که با عدم مطرح کردن نگرانی‌هایتان در حق کارکنان لطف می‌کنید. با کارکنان درباره نحوه انجام درست کارها برنامه مشترکی تهیه کنید و با هم سرِ آن برنامه توافق کنید. درنهایت اگر دیدید که امکان بهبود شرایط وجود ندارد، اختیاری که تفویض کرده‌اید را پس بگیرید و آن را به افراد دیگری تفویض کنید.

 

اگر به فکر اجرای نظام مند تفویض اختیار در شرکت تان هستید، می توانید فرم تفویض اختیار و فرایند تفویض اختیار را از اینجا دانلود کنید

   ارسال دیدگاه

ایمیل شما هرگز برای مقاصد تجاری یا تبلیغاتی بکار نمی رود. *

 


کاربرانی که به تازگی به ما پیوسته اند

diegoTexdiegoTex
DonaldkaxDonaldkax
georgianetgeorgianet
SamanchapSamanchap
RoxogvuRoxogvu
sahra vazirisahra vaziri
sara_rostamisara_rostami
sararostamisararostami
swusafmejmbxcasswusafmejmbxcas
olliolli